Louise Lebel
Service du développement des collections et du traitement documentaire
La Bibliothèque de l’Assemblée nationale du Québec a notamment comme mandat d’offrir un catalogue de publications riche et varié afin, entre autres, de soutenir les parlementaires dans leurs activités quotidiennes. Elle a aussi un devoir de mémoire collective de l’histoire du Québec. Ses collections contribuent grandement aux travaux des parlementaires et de nombreux chercheurs et historiens.
Dans cette vision, l’article 132 de la Loi sur l’Assemblée nationale oblige les ministères et organismes gouvernementaux québécois (M/O) à déposer deux exemplaires de tous les documents qu’ils publient à la Bibliothèque. Ainsi, depuis les années 1980, une bonne partie de la production gouvernementale en format imprimé est acheminée à la Bibliothèque. Pour ce qui est des documents diffusés par voie électronique, aucune directive officielle n’a encore été précisée. Certains M/O transmettent d’emblée leurs documents PDF par courriel, mais ils demeurent une minorité. Pour tous les autres, une stratégie de repérage proactive a dû être envisagée.
Depuis février 2021, une équipe de trois catalogueurs du Service du développement des collections et du traitement documentaire accomplit un travail de veille des documents électroniques de la collection des Publications gouvernementales québécoises. Pour arriver à repérer le plus grand nombre de nouvelles parutions, l’outil WebSite-Watcher est exploité.
Lors de la mise en place du projet, les M/O à surveiller ont été séparés par thèmes pour en faire une liste exhaustive. Par la suite, celle-ci a été répartie équitablement entre les trois catalogueurs. Ces derniers ont ainsi pu visiter les différents sites Web leur étant assignés en vue de déterminer les principales pages de publications que l’outil de veille aura à vérifier à intervalles réguliers. Des signets de surveillance ont donc été installés sur ces pages stratégiques.
Au déclenchement de la vérification des signets, les changements repérés sur les pages surveillées sont surlignés. Chaque catalogueur peut ensuite inscrire dans un tableau collaboratif toutes les nouvelles parutions devant être intégrées au catalogue, et ce, peu importe le type de documents, que ce soit une monographie, une publication en série annuelle ou un périodique.
Malgré le devoir de conservation historique inhérent au mandat de la Bibliothèque, elle n’est pas mandataire du dépôt légal et n’a donc pas l’obligation de conserver tout ce qui est édité au Québec. Ce rôle appartient plutôt à Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ). À la Bibliothèque de l’Assemblée nationale, un choix est effectué parmi la production de publications gouvernementales québécoises. Ainsi, certains documents publiés par les M/O sont considérés comme ayant peu ou pas d’intérêt pour ses usagers (dépliants d’information générale, formulaires, guides d’utilisation de logiciel, etc.). Ces derniers sont alors écartés de la collection.
Afin de simplifier cette sélection et de bonifier la liste d’exclusion inscrite dans la Politique de développement de la collection, un comité a été créé. Ses rencontres bimensuelles réunissent les trois catalogueurs désignés, deux personnes responsables de l’indexation et le chef de service. L’équipe discute de l’intérêt archivistique de certains documents et prend une décision quant à leur conservation ou leur exclusion.
Chaque membre de l’équipe de catalogueurs est spécialisé dans le traitement d’un type particulier de documents (monographies, publications en série annuelles, périodiques). Cependant, dans un souci constant de continuité des services, le catalogage de chaque type de documents peut être réalisé par au moins deux catalogueurs, ce qui permet d’éviter les interruptions de traitement durant les absences prolongées. Lorsque le catalogage est terminé, les nouvelles notices créées sont consignées dans un second tableau collaboratif et indexées par une bibliothécaire.
La diffusion périodique des ajouts au catalogue est importante, car elle fait rayonner le travail du personnel du Service du développement des collections et du traitement documentaire. Ainsi, les membres de l’équipe de la référence de la Bibliothèque sont tenus informés des nouveautés grâce à un rapport hebdomadaire. À partir de celui-ci, certaines publications d’intérêt sont sélectionnées et intégrées à la liste « Nouveautés à la Bibliothèque » envoyée par courriel aux abonnés chaque mercredi. Toute personne intéressée peut s’abonner à cette liste en communiquant avec la Bibliothèque.
Avec cette approche de veille proactive, la Bibliothèque de l’Assemblée nationale du Québec se dote d’une chaîne documentaire efficiente permettant le repérage du plus grand nombre possible de nouvelles parutions électroniques des ministères et organismes québécois. Toutefois, parallèlement, un nouveau défi s’impose avec la tendance de certains M/O à consigner statistiques, tableaux et informations dans des pages HTML plutôt que dans des documents archivables, ce qui amoindrit la possibilité de conservation et nuit à la mémoire de notre société.