Si la gestion documentaire peut paraître un sujet rébarbatif, elle n’en est pas moins le témoin important de l’évolution d’une organisation. Lorsqu’elle est opérée de façon saine et efficace, elle permet de structurer l’information et d’en gérer la durée de conservation en respectant les lois et les règlements en vigueur.
À l’occasion des 40 ans de l’adoption de la Loi sur les archives, cet article présente l’histoire de la gestion documentaire à l’Assemblée nationale, de ses débuts jusqu’à la prise en charge des documents électroniques, et souligne le travail de l’équipe chargée de cette mission.
Marie-Andrée Fortier
France Guillemette
Marise Falardeau
Équipe des archives et de la gestion documentaire
Bien avant l’entrée en vigueur de la Loi sur les archives, le 21 décembre 1983, l’Assemblée nationale était déjà soucieuse de protéger ses documents. Depuis l’adoption de la Loi constitutionnelle de 1867, elle possède son propre fonds d’archives, bien que les documents qu’elle conservait auparavant, dont ceux du Parlement de la province du Canada, aient tous été transférés à Ottawa après la Confédération.
Toutefois, conserver ses archives n’est pas une fin en soi. Au-delà de la conservation des documents, encore faut-il être capable de les repérer et de les rendre accessibles. À l’Assemblée nationale, le parcours pour arriver à une saine gestion documentaire s’est échelonné sur plusieurs décennies.
LES DÉBUTS DE LA GESTION DOCUMENTAIRE
C’est en 1975, avec la création du Bureau d’accueil et d’information, dont l’objectif est de diffuser auprès du public des renseignements relatifs à l’Assemblée nationale, que l’institution réalise qu’elle ne possède aucun inventaire offrant une vue d’ensemble de ses archives. Le personnel du Bureau d’accueil et d’information, qui doit consulter de nombreuses sources manuscrites et imprimées pour répondre aux questions des chercheurs, appréhende l’augmentation des demandes de recherche avec l’arrivée de la télédiffusion des débats. Ainsi, le 15 novembre 1978, dans une note adressée au secrétaire général René Blondin, le directeur du Bureau d’accueil et d’information, André Beaulieu, fait trois constatations : dispersion des archives produites par l’Assemblée ; absence d’inventaire et de classement ; mauvaises conditions de conservation des archives. Conséquemment, sa recommandation est lucide et visionnaire :
[…] l’idéal serait la création d’un bureau […] qui jouerait un rôle au niveau du pré-archivage et pourrait, à ce titre, conseiller les gestionnaires sur la conservation et la destruction des documents avec juridiction sur l’ensemble des documents inactifs et semi-actifs produits par l’Assemblée, ses commissions et ses fonctionnaires. Tôt ou tard, si ce rôle n’est pas joué par une personne ou un bureau, des documents seront, soit conservés inutilement […], soit détruits alors qu’il aurait été essentiel de les garder pour des fins de recherche[1].
André Beaulieu venait d’énoncer clairement la nécessité pour l’Assemblée nationale de se doter d’une équipe de gestion documentaire. Bien que cette recommandation ne se réalise pas immédiatement, des efforts sont déployés pour répertorier les archives de l’Assemblée nationale conservées aux Archives nationales du Québec – aujourd’hui Bibliothèque et Archives nationales du Québec (BAnQ) –, les fonds de parlementaires québécois se trouvant dans les différents centres d’archives du Québec, et les documents semi-actifs et inactifs[2] gardés dans les directions administratives de l’Assemblée. Au sein même de l’institution, la gestion des documents est chaotique, comme en témoigne un employé en 1981 : « Chacun les empile un peu partout dans l’édifice et les déplace quand il faut faire de l’espace. C’est finalement le problème lui-même qui se déplace quand il n’est pas éliminé par la destruction arbitraire des documents[3]. »
Malgré tout, ce travail donne naissance, en 1982, à un rapport contenant un inventaire global et des recommandations[4]. Les autorités considèrent plusieurs d’entre elles. Pour les autres, l’adoption de la Loi sur les archives permettra d’accélérer leur mise en place, notamment en ce qui concerne la gestion documentaire[5].
L’ADOPTION DE LA LOI SUR LES ARCHIVES ET L’ASSEMBLÉE NATIONALE
Dans la foulée des obligations introduites par la Loi sur les archives, l’article 123.1 de la Loi sur l’Assemblée nationale édicte en 1983 que « le secrétaire général a la garde des archives de l’Assemblée ». La haute direction crée alors le Service des archives et de la gestion documentaire, qui relève directement du secrétaire général. Par la suite, le Service sera sous la responsabilité de différentes directions pour finalement être intégré à la Direction de la Bibliothèque en 1991, sous laquelle il se trouve toujours.
En vertu de la Loi sur les archives, l’Assemblée nationale est assimilée à un organisme public, bien qu’elle ait beaucoup plus d’autonomie et de latitude que les ministères et autres organismes publics. Elle a l’obligation de mettre en place un système de gestion documentaire et, à cet effet, elle doit se doter d’un calendrier de conservation de ses documents[6]. De plus, l’Assemblée peut gérer et conserver elle-même ses archives, comme c’est le cas pour le lieutenant-gouverneur et pour tout organisme dont l’Assemblée nationale nomme les membres.
Dans cet élan de célérité suivant l’entrée en vigueur de la nouvelle loi, l’Assemblée rédige une politique de gestion des documents, un plan de classification et un calendrier de conservation, lesquels outils sont approuvés par le Conseil de direction en 1984. La même année, le Service des archives et de la gestion documentaire instaure la gestion des documents dans toutes les directions de l’Assemblée nationale.
La mise en place du système de gestion documentaire
Ce travail ne sera pas une mince affaire. Pour y arriver, l’équipe de la gestion des documents, en collaboration avec une personne assignée dans chaque direction, remplit un formulaire papier inventoriant tous les dossiers de la direction. Cet inventaire comprend la cote de classification attribuée, le titre, les dates extrêmes et une courte description de chaque dossier. Par la suite, des « postes de classement » sont créés, c’est-à-dire qu’on organise le rassemblement et l’accès aux dossiers en fonction des mandats de la direction. Un poste de classement est en quelque sorte l’équivalent d’un classeur à dossiers.
De plus, grâce à l’assignation de cotes de classification, des durées de conservation des documents sont établis en fonction d’un calendrier. Ce qui amène à faire du déclassement, c’est-à-dire procéder à la migration des dossiers actifs d’une direction vers une période semi-active, jusqu’à leur conservation permanente ou à leur destruction. Ce système est encore aujourd’hui le fondement de la gestion documentaire à l’Assemblée nationale, bien qu’on soit très loin des inventaires papier et des classeurs à dossiers. De plus, l’équipe de la gestion des documents maintient à jour des index papier des documents actifs de tous les postes de classement de chaque direction, ce qui représente l’équivalent d’un index pour chaque classeur de l’Assemblée. Mine de rien, tout ce travail est réalisé à la machine à écrire.
Enjeux et défis de la gestion des documents au tournant des années 1990
Pendant ce processus d’implantation, l’équipe de gestion documentaire fait face à plusieurs défis. Un manque important d’effectifs ralentit le processus : en effet, seulement deux employées occasionnelles sont affectées à la gestion documentaire. De plus, le manque de volonté et d’implication des unités administratives ainsi qu’un calendrier de conservation incomplet menacent la mise en place du système de gestion documentaire. En constatant ces problèmes, le Service des archives et de la gestion documentaire décide d’aller chercher l’appui des hautes autorités. Le 6 juin 1990, le secrétaire général Pierre Duchesne envoie une note aux gestionnaires. Il invite chacun à offrir sa collaboration au personnel chargé de déterminer les délais de conservation, tout en insistant sur l’importance pour l’Assemblée nationale de compter sur un système efficace de gestion des documents.
Entre 1989 et 1991, l’équipe de la gestion documentaire s’attaque aussi au déclassement des nombreux dossiers conservés à l’entrepôt. Toutes les boîtes entreposées sont analysées et on applique le calendrier de conservation des documents afin d’éliminer les dossiers qu’il n’est plus nécessaire de conserver. Le gestionnaire concerné doit signer l’autorisation de destruction ou de versement des documents aux archives. Par la suite, le déclassement des documents s’opère sur une base annuelle. Cette procédure est toujours en place aujourd’hui.
De plus, durant cette même période, l’équipe procède à la révision de la politique de gestion des documents, du plan de classification et du calendrier de conservation. L’Assemblée opte alors pour un plan de classification uniforme. Cette approche ne fait pas l’unanimité auprès des directions, puisque chacune d’entre elles utilise son propre système de classement. Ce n’est qu’en 2003 que toutes les directions finiront par adhérer au nouveau plan.
Finalement, toujours au cours des années 1990, on élabore une liste de documents essentiels à la poursuite des activités de l’Assemblée et on procède au choix d’un logiciel d’aide à la gestion documentaire.
L’ARRIVÉE DE L’INFORMATIQUE
À partir de 1990, l’équipe de la gestion documentaire est consciente que les transformations technologiques en cours lui permettront d’être plus efficace et de mieux répondre aux besoins des unités administratives. Les outils informatiques sont toutefois loin d’être répandus. À titre d’exemple, l’équipe dispose d’un seul ordinateur. Elle souhaite alors acquérir un logiciel de gestion documentaire. Un premier pas est réalisé en 1991 alors que les inventaires papier sont introduits dans un logiciel, Cindex, qui permet d’automatiser le processus d’indexation. Deux ans plus tard, en 1993, l’équipe se dote d’un premier logiciel de gestion documentaire, Documentik, ce qui révolutionne le repérage de l’information au sein de l’institution. Près de 10 ans plus tard, Documentik est remplacé par Gestion virtuelle, lui-même délaissé en 2016 au profit du logiciel Ultima. À cette époque, l’air du temps est à la gestion intégrée des documents (GID), c’est-à-dire à la gestion combinée des documents papier et numériques dans une même base de données. L’objectif est de fournir aux utilisateurs l’accès à toute l’information conservée, quel que soit son support. L’Assemblée embrasse ce concept novateur et dépasse même la tendance en utilisant le logiciel pour gérer le cycle de vie complet de ses documents, de leur création à leur disposition finale. Le logiciel Ultima, toujours utilisé aujourd’hui à l’Assemblée, rassemble l’inventaire informatique de plus de 500 000 documents actifs, semi-actifs et inactifs, du fonds d’archives institutionnelles et de l’ensemble des objets patrimoniaux de l’Assemblée. En 2020 cependant, la pandémie, et la hausse du télétravail qui s’ensuit, viennent bousculer les activités de gestion documentaire. L’institution effectue un virage majeur vers la gestion électronique de ses documents. Un nouveau chapitre de l’histoire de la gestion documentaire à l’Assemblée nationale vient de commencer.
Afin de souligner le 40e anniversaire de la Loi sur les archives, la Bibliothèque de l’Assemblée nationale présente l’exposition virtuelle 40 coups de cœur pour les 40 ans de la Loi sur les archives, laquelle contient une sélection de pièces choisies par le personnel de la Bibliothèque.
- André Beaulieu, note de service, 1978. Fonds Assemblée nationale du Québec (499521). [retour]
- Les documents actifs sont les documents créés et utilisés tous les jours ; les documents semi-actifs sont les documents conservés pour répondre à un besoin légal ou financier ; enfin, les documents inactifs sont ceux qui sont conservés pour leur valeur historique. [retour]
- Gaston Deschênes, note de service, 1981. Fonds Assemblée nationale du Québec (499521). [retour]
- Luc Potvin, Les documents semi-actifs et inactifs conservés à l’Assemblée nationale. Évaluation globale et inventaire sommaire des documents gardés dans les différents dépôts à l’Assemblée nationale, février 1982. Fonds Assemblée nationale du Québec (499521). [retour]
- Pour une explication plus détaillée de l’inventaire des archives de l’Assemblée pendant cette période, voir l’article de Gaston Deschênes, « Les archives de l’Assemblée nationale du Québec », paru dans le Bulletin de la Bibliothèque de l’Assemblée nationale, vol. 14, n° 3 (juin 1984), p. 35-40. [retour]
- Calendrier de conservation : outil indiquant principalement le délai de conservation des dossiers pour chaque stade de leur cycle de vie (actif, semi-actif et inactif) et leur mode de disposition. [retour]