Il y a tout près de 60 ans, commençait la publication régulière du Journal des débats de l’Assemblée nationale. Une équipe responsable de son indexation était mise en place. L’Index du Journal des débats[1] est alors créé et devient vite un outil essentiel au travail des parlementaires et du monde de la recherche. Ils peuvent dénicher rapidement de l’information sur les séances parlementaires, que ce soit en Chambre ou en commission.
L’Index du Journal des débats a beaucoup évolué depuis ses débuts dans les années 1960. Voici un bref portrait de cet outil indispensable.
Véronique Cormier
Cheffe d’équipe, Développement des collections et traitement documentaire
Les composantes de l’Index et leur utilité
L’Index du Journal des débats est un outil de référence qui permet de trouver l’information concernant, entre autres, les déclarations de députés, l’étude des projets de loi, les questions et réponses orales, les documents déposés en Chambre et les motions.
Pour faciliter le repérage de l’information et la recherche, l’Index est composé de six facettes : les sujets, les participants, les projets de loi, les mémoires, les témoignages et les commissions.
- L’index des sujets fait état de tout ce qui est mentionné durant les débats en Chambre et en commission parlementaire. Les termes se trouvant dans le thésaurus[2] sont utilisés pour représenter les propos des parlementaires.
- L’index des participants présente chacune des interventions des députés et des ministres en Chambre et en commission parlementaire.
- L’index des projets de loi résume le cheminement de ces derniers, qu’ils soient publics ou privés, présentés en Chambre et étudiés en commission parlementaire.
- L’index des mémoires énumère les organismes ou individus ayant déposé un mémoire en commission parlementaire.
- L’index des témoignages énumère toutes les personnes ayant pris la parole en commission parlementaire ou en commission plénière, autres que les députés et les ministres.
- L’index des commissions parlementaires présente les différentes étapes du processus d’étude des commissions permanentes ou spéciales[3].
L’Index du Journal des débats peut s’avérer très efficace comparativement à une recherche plein texte, qui est beaucoup moins précise. L’utilisation du thésaurus, permet non seulement une indexation uniforme, mais il facilite aussi la recherche de l’information. Prenons l’exemple d’une personne voulant recenser toutes les interventions faites en séances de la Chambre sur la conduite avec facultés affaiblies. Si la recherche se fait en plein texte, il faudra effectuer plusieurs requêtes pour trouver toutes les interventions, car certains participants utilisent « conduite en état d’ébriété », d’autres « alcool au volant » ou encore « conduite en état d’ivresse ». Cependant, si la recherche est réalisée avec l’Index, toutes les occurrences traitant du sujet seront regroupées sous « conduite avec facultés affaiblies », qui est le terme retenu dans le thésaurus. Elles seront ainsi repérables plus facilement et plus rapidement.
L’équipe de l’indexation et ses outils de travail
L’Index du Journal des débats est en constante évolution depuis ses débuts et un long chemin a été parcouru depuis l’indexation sur des fiches dactylographiées jusqu’à son accès sur le site Web de l’Assemblée nationale. L’utilisation des technologies pour la gestion des index est essentielle à son bon fonctionnement. Les principaux outils utilisés pour l’indexation du Journal des débats sont les suivants :
Cindex est un logiciel utilisé par les professionnels pour produire des index. Il permet, entre autres, la saisie de données, le tri des entrées et la gestion des renvois.
MultiTes est un gestionnaire de thésaurus permettant l’utilisation d’un vocabulaire contrôlé. Le thésaurus de l’index du Journal des débats contient plus de 5400 termes reliés au domaine parlementaire et à l’actualité politique du Québec.
IndexJD est un logiciel développé par l’équipe informatique de l’Assemblée nationale. Il permet de faire le pont entre Cindex et le site Web de l’Assemblée nationale dans le but de rendre l’information accessible aux citoyens et citoyennes.
Trois personnes participent activement à la réalisation de l’Index du Journal des débats. Une bibliothécaire est responsable de l’indexation des séances en Chambre, des séances en commission faisant l’étude des crédits budgétaires. La bibliothécaire veille aussi à la gestion du thésaurus et des outils technologiques ainsi que de la publication de l’index cumulatif (par session parlementaire) en version électronique et imprimée. Une technicienne en documentation fait l’indexation des séances en commission parlementaire (étude des projets de loi et des crédits budgétaires) et des documents déposés en Chambre. Enfin, une agente de bureau termine le travail de l’équipe avec la saisie des données dans Cindex.
L’indexation et les effets de la pandémie
La pandémie de COVID-19 a amené son lot de changements au sein de l’équipe de l’indexation du Journal des débats de l’Assemblée nationale. Les méthodes de travail traditionnelles ont été révisées. L’utilisation du papier a été abandonnée et un virage vers un environnement numérique s’est amorcé rapidement. Heureusement, la modernisation des méthodes de travail avait commencé avant la mise en place du télétravail obligatoire, ce qui a grandement facilité la transition. Les membres de l’équipe ont fait preuve d’une grande capacité d’adaptation et de résilience, ce qui a permis à l’Index du Journal des débats de conserver son niveau d’excellence.
Statistiques de consultation de l’Index du Journal des débats
Défis et perspectives
Nos défis sont nombreux dans l’équipe de l’indexation. Le développement des outils informatiques est l’enjeu principal. À la suite de discussions avec les services d’indexation des assemblées législatives d’autres provinces canadiennes, nous avons pu constater que les enjeux sont sensiblement les mêmes d’un endroit à l’autre : les différents logiciels utilisés ne sont pas toujours récents et les mises à jour se font plutôt rares. Des outils performants mis à jour en continu sont essentiels au bon fonctionnement de l’Index, de la saisie à la mise en ligne.
L’évolution constante des technologies constitue aussi un défi auquel l’équipe devra faire face. L’intelligence artificielle se développe à une vitesse impressionnante et elle nous amènera, sans aucun doute, à modifier nos façons de travailler. Il est évident qu’au cours des prochaines années, l’Index du Journal des débats continuera d’évoluer. Il sera important de demeurer à l’affût de nouvelles méthodes d’indexation et des pratiques émergentes.
L’évolution des technologies apportera son lot de changements, mais l’équipe sera toujours au rendez-vous pour offrir aux parlementaires et aux citoyennes et citoyens un Index du Journal des débats à la hauteur de leurs attentes. L’Index restera toujours un outil de recherche et de référence incontournable permettant de retrouver de l’information pertinente facilement et rapidement.
Liens utiles
Index du Journal des débats – Assemblée nationale du Québec (assnat.qc.ca)
Recherche dans l’Index du Journal des débats
Contenu de l’Index du Journal des débats
- Liste alphabétique de sujets, participants ou autres contenus dans le Journal des débats, accompagnée d’une référence permettant de repérer l’information. [retour]
- Liste organisée de termes reliés entre eux par des relations sémantiques (hiérarchiques, associatives ou d’équivalence) [retour]
- Une commission permanente est chargée de l’examen de toute question relevant de sa compétence, alors que la commission spéciale est temporaire et constituée pour l’étude d’une question particulière. À ce sujet, voir l’entrée « Commission parlementaire » dans l’Encyclopédie du parlementarisme québécois. [retour]
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